Land van Cuijk realiseerde gestroomlijnd zijn herindelingsverkiezingen met Procura
Toen de vijf voormalige gemeenten Boxmeer, Cuijk, Sint Anthonis, Mill en Sint Hubert en Grave fuseerden in de grote gemeente Land van Cuijk zochten ze een manier om hun verkiezingen centraal en gestroomlijnd te laten verlopen. Dit is hoe Land van Cuijk grip kreeg op hun herindelingsverkiezingen met Procura.
✓ Kwaliteitsverbetering
✓ Kostenbesparing
✓ Tijdswinst
Na een traject van jaren bundelden de vijf gemeenten per 1 januari hun krachten en werden zij de gemeente Land van Cuijk. Omdat de gemeenteraad ook per 1 januari 2022 moest aantreden werd gezocht naar een manier om gestroomlijnd de herindelingsverkiezingen te organiseren in alle 33 woonkernen van de voormalige gemeenten. Door de aanloop, het verloop en de uitslag van de verkiezingen te realiseren met Procura’s oplossingen zijn de herindelingsverkiezingen in Land van Cuijk beter, sneller en efficiënter verlopen.
De uitdagingen rondom herindelingsverkiezing
Land van Cuijk bedient meer dan 90.000 inwoners in een gebied van ruim 351 vierkante kilometer. Van die inwoners waren er 73.959 kiesgerechtigden die op 22, 23 of 24 november 2021 hun stem mochten uitbrengen voor de nieuwe gemeenteraad. Er waren een aantal hordes te nemen voordat de verkiezingen gerealiseerd konden worden.
- Databases samenvoegen
Vijf gemeenten betekende vijf grote databases met stembureauleden en stemlokalen. Die vijf databases moesten samengevoegd worden in één database om zo de herindelingsverkiezingen te kunnen realiseren. - Corona-proof verkiezingen organiseren
Ten tijde van de herindelingsverkiezingen was Nederland nog in lockdown. De verkiezingen dienden corona-proof georganiseerd te worden om kans op besmetting zo klein mogelijk te maken. - Grip krijgen op een grote verkiezing
Voor de gemeenten was het de eerste keer dat zij een verkiezing van dit formaat moesten organiseren. Grip krijgen is dan een grotere uitdaging dan wanneer het voor een kleinere gemeente gerealiseerd moet worden. - Digitaliseren
Verkiezingen gebeuren veelal nog op papier, waardoor niet alle stembureauleden en -voorzitters gewend zijn te werken met geautomatiseerde systemen. Deze medewerkers wegwijs maken in de nieuwe omgeving bracht tevens een uitdaging met zich mee.
Land van Cuijk had daarom een partner nodig die niet alleen kon stroomlijnen, maar vooral ook kon ontzorgen.
Grip en stroomlijning tijdens de verkiezingen
Om effectief de verkiezingen te organiseren, erkende Land van Cuijk de noodzaak om samen te werken met een partner die hen met al hun uitdagingen kon ondersteunen. Procura bood de support die de gemeente nodig had. Samen met projectmanager Verkiezingen Astrid van Leeuwen en consultant Maarten van der Veer werd de dag een succes door oplossingen te kiezen die aansloten bij de mate van ontzorging die Land van Cuijk zocht.
Ons team heeft intensief gewerkt aan het samengaan van onze gemeenten en aan de voorbereidingen van de verkiezingen. Procura heeft voor ons een aantal belangrijke zaken volledig uit handen genomen, waardoor wij compleet ontzorgd werden. Zo heeft Maarten de migratie van databases gerealiseerd, en ons vervolgens meegenomen in de mogelijkheden van Procura Verkiezingen. Met iedere stap in het proces werd het belang van onze verkiezingen gezien door Procura. Ook tijdens de verkiezingen waren ze continu bereikbaar. Heel fijn, want hierdoor kan iedereen zijn werk toch een stukje beter doen.
aldus Diny Geerlings, projectleider herindelingsverkiezingen.
Grote besparing op portokosten en papier
Door te werken met het Stembureauleden portal, kon Land van Cuijk de stembureauleden gemakkelijk benaderen, indelen en instrueren. Berichten en benoemingsbesluiten werden digitaal naar de stembureauleden verstuurd, waardoor bespaard werd op papier en portokosten. Bovendien werd de kans dat een bericht niet aankwam een stuk kleiner, omdat precies nagegaan kon worden wanneer welk bericht verstuurd was. Dat werkte goed voor de gemeente.
Naast dat het ons veel portokosten bespaarde, heeft het portaal ons erg veel handmatig werk uit handen genomen. Alle gebruikers waren hier erg enthousiast over.
Geautomatiseerd opkomstcijfers doorgeven
Om een centraal overzicht te houden over de verschillende stembureaus en de verschillende dagen, maar ook een hulpmiddel te bieden aan de voorzitters van de stembureaus, besloot Land van Cuijk ook te werken met de MijnStembureau app. Vanuit die app kon de voorzitter de digitale checklist afvinken, konden de opkomstcijfers tussentijds worden doorgegeven en kon aan het einde van de verkiezingsdag de voorlopige uitslag geautomatiseerd worden doorgegeven. Dat was handig, zeker omdat de verkiezingsuitslag geheel digitaal gepresenteerd werd, vanwege de op dat moment geldende lockdown.
Het bekendmaken van de uitslag is natuurlijk ontzettend spannend. De druk is hoog en je wilt dat alles goed verloopt. Bovendien kun je aan het technische gedeelte op dat moment zelf niets meer doen. Maar alles ging echt heel goed. Iedereen was dan ook zeer tevreden over het verloop. Zelfs vanuit het bestuur kwamen de complimenten over hoe goed het gegaan was.
Toekomstbestendige oplossingen
De dag is soepel verlopen bij Land van Cuijk en de oplossingen zullen ook in de toekomst gebruikt gaan worden. En dat is niet het enige waarover Diny te spreken is: “Procura heeft ons veel werk uit handen genomen. De oplossingen hebben ervoor gezorgd dat ons verkiezingsproces van hoge kwaliteit was en goed en efficiënt was ingericht. Ook het contact hebben wij als fijn ervaren. We zullen de oplossingen dan ook zeker blijven gebruiken!
Ook grip op jullie verkiezingen?
Met software, verkiezingsdrukwerk en verkiezings– en burgerzakenmaterialen bieden wij het volledige pakket, en met onze adviseurs die bouwen op 50 jaar kennis en ervaring krijg jij grip op jouw verkiezingen. Ontdek hoe wij je kunnen helpen.
