Top
 

Gemeente Zoetermeer

Gemeente Zoetermeer

Openheid en transparantie bepalen resultaat migratie

Bij de gemeente Zoetermeer stond in het voorjaar van 2019 een ingrijpende verandering op stapel: een servermigratie. De gedateerde hardware moest worden vervangen. Dit had ook consequenties voor het beheer van de Basisregistratie Personen (BRP).

Vincent Roos, projectleider bij de gemeente Zoetermeer, vertelt over het verloop van de migratie. “Omdat een servermigratie ingrijpend is, hebben we vooraf intensief met Procura overlegd over het plan van aanpak en de fasering. De uitdaging zat hem vooral in het tijdsbestek waarin het systeem, tijdens de daadwerkelijke migratie, niet beschikbaar zou zijn. Door middel van koppelingen ontsluit de applicatie namelijk cruciale gegevens voor bijvoorbeeld de informatiesystemen van Sociale Zaken. Bovendien moest een bepaald onderdeel van de applicatie worden voorzien van nieuwe software voor de gemeente. Hiervoor moesten nieuwe licenties worden aangeschaft en geactiveerd. Het was cruciaal dat de migratie goed zou verlopen. Anders zouden de inwoners van Zoetermeer problemen kunnen ondervinden bij bijvoorbeeld het doorgeven van een verhuizing of de verlenging van een rijbewijs. De migratie vond plaats op maandagmiddag tijdens sluitingstijd van het gemeenteloket.”

“Wij beschouwen Procura niet als een leverancier, maar als een partner.”

Vincent Roos,
projectleider,
Gemeente Zoetermeer

Alert

Door miscommunicatie op technisch gebied verliep de migratie in eerste instantie niet vlekkeloos. Ter voorbereiding waren enkele koppelingen vooraf uitgezet waardoor pas halverwege de daadwerkelijke migratie bleek dat niet de juiste database was gekoppeld. De gemeente concludeerde hieruit dat het eigen testprotocol niet op orde was. “De applicatiespecialist van Procura was gelukkig alert en wees ons op de incorrecte database, waarna we de migratie hebben teruggedraaid. Vervolgens is direct het testprotocol en de applicatie van Procura aangepast. Gelukkig ging het de tweede keer wel goed”, vertelt Vincent Roos.

Deskundige medewerkers

De gemeente Zoetermeer noemt zichzelf een tevreden klant. “Procura speelt snel in op de actuele situatie en kijkt direct naar mogelijke oplossingen. Zonder hen was de servermigratie niet gelukt. Alleen als het gaat om pro-activiteit, hadden we allemaal iets scherper kunnen zijn. Daarmee hadden we tijdwinst kunnen behalen.”

Portfolio

“Wat ik bijzonder waardeer, is dat Procura transparant is in wat wel en niet kan én ze zijn erg flexibel. Zo bleek de toepassing van een bepaalde Linux-versie niet in hun portfolio te zitten. En het was onze nadrukkelijke wens om daar wel mee te gaan werken. Daarom onderzocht Procura meteen of er mogelijkheden waren om deze versie alsnog te ondersteunen. En dat bleek inderdaad zo te zijn. Ze konden ons faciliteren met een goede oplossing.”

Prettig contact

Tot slot roemt Vincent Roos de bereikbaarheid van de organisatie. “Dat lijkt vanzelfsprekend, maar technici waren goed bereikbaar en er was prettig contact met de accountmanager. Procura is altijd transparant in de dingen die ze doen en durven ook toe te geven als er iets niet helemaal naar wens verloopt. Ik zie Procura daarom niet zozeer als een leverancier, maar meer als een partner!”

gemeente-zoetermeer-logo

Provincie:
Zuid-Holland

Aantal inwoners gemeente Zoetermeer:
124.940 (Bron: Zoetermeer.nl)