Top
 

Geldrop-Mierlo bespaart veel tijd met Ledenportaal

Geldrop-Mierlo bespaart veel tijd met Ledenportaal

Een tijdwinst van ongeveer een maand. Het is het klinkende resultaat van de overstap van de gemeente Geldrop-Mierlo naar het Ledenportaal van Procura. Ook over de Procura MijnStembureau app is de gemeente in het zuidoosten van Noord-Brabant zeer te spreken.

Geldrop-Mierlo werkt al lange tijd samen met Procura. De Procura MijnStembureau app en het Ledenportaal zette de gemeente voor het eerst in tijdens de verkiezingen van 20 maart 2019 (Provinciale Staten en waterschappen). Om met de app te beginnen: “Die werkt prima”, zegt Alex Been, coördinator verkiezingen bij Geldrop-Mierlo. “Stembureauleden kunnen zich via de app aanmelden. Zo zie ik in één oogopslag of iedereen op zijn post zit. Voor de opening van het bureau verschijnt in de app een checklist met taken. Voorzitters kunnen de lijst digitaal afvinken voor akkoord. En nu worden de tussentijdse opkomstcijfers via de app toegestuurd. Dat scheelt veel telefoonverkeer.” Zelf werkt Alex in verschillende functies al ruim 25 jaar met Procura.

“Werken met het Ledenportaal is wel even wat anders dan het vele papierwerk dat eerst nodig was voor een verkiezing.“

Alex Been,
coördinator verkiezingen bij Geldrop-Mierlo

Snel en adequaat informeren

Hij is met name te spreken over de digitaliseringsslag die met de Procura MijnStembureau app gemaakt wordt. Een verkiezingsdag verloopt achter de schermen vaak hectisch; alle stembureaus (in Geldrop-Mierlo 20) moeten gestroomlijnd opereren. “Met de app kunnen we stembureauleden en -voorzitters snel en adequaat informeren”, beschrijft Alex een van de grote pluspunten.

“De app is voor ons zeker een werkbare tool.” De tips die Alex had na het eerste gebruik meldde hij direct na de verkiezingen aan Procura. “Het contact met Procura gaat altijd vlot en snel. De helpdesk is altijd beschikbaar en de hulp is gewoon goed.” Een van Alex’ tips is het integreren van het proces-verbaal, zodat dat digitaal ingevuld kan worden en er automatisch opgeteld wordt. “Dat zorgt voor een nog hogere kwaliteit van de processen-verbaal.”

Een 10 voor het Ledenportaal

Over het andere digitale platform van Procura Verkiezingen – het Ledenportaal – is Alex helemaal te spreken. “Een 10 voor de efficiency.” Die hoge waardering is goed te verklaren: Alex is namelijk veel minder tijd kwijt met het indelen van de stembureaus. Het scheelt hem wel een maand werk, schat hij in. “Voorheen ging alles per post. De uitnodigingen en formulieren voor de stembureauleden moesten eerst geprint worden, daarna verstuurd en vervolgens kwamen de formulieren weer per post terug. Dan duurde het vaak vrij lang voordat alle reacties binnen waren en ik aan de planning voor de verkiezingen kon beginnen.”

Dat is met het Ledenportaal helemaal anders. Alex: “Uitnodigen en aanmelden gaat nu digitaal. Ik kan meteen een vragenlijst toevoegen over praktische zaken, bijvoorbeeld wat de stembureauleden willen eten op de verkiezingsdag, of ze in het bezit zijn van een auto en of ze kunnen werken met een smartphone en een app. Je kunt bij de uitnodiging direct naar dat soort praktische zaken vragen. Die kunnen dan digitaal worden beantwoord. Daarna hoeven de leden alleen nog maar op verzenden te klikken en alles komt bij mij in één helder overzicht binnen.” Ook over zaken als informatieavonden en aanvullende mededelingen correspondeert Geldrop-Mierlo nu ook digitaal, snel en efficiënt, dankzij het Ledenportaal. “Dat is wel even wat anders dan het vele papierwerk dat eerst nodig was voor een verkiezing.”

Provincie:
Noord-Brabant

Aantal inwoners gemeente Geldrop-Mierlo:
39.591 (1 januari 2019). Bron: Geldrop-Mierlo.