|
Financiën |
|
Heden ten dage kunnen particulieren en bedrijfsleven noch overheid zich veroorloven onzorgvuldig met geld om te gaan. Daarvoor stelt deze tijd te hoge eisen aan het evenwicht in ons bestedingspatroon. Meer specifiek zal met het toenemen van de financiële verantwoordelijkheid van gemeenten, de controle steeds strenger worden. Waar gaat het gemeenschapsgeld naar toe? Hoeveel wordt voor welk doel aangewend? Hoe en waar kunnen we besparen? Waar houden we over of komen we tekort? En waarom? Enzovoorts.
|
|
Eigentijds
|
PROCURA heeft met zijn gemeentelijk financieel informatiesysteem een modern geautomatiseerd naslagwerk gemaakt, waarin de geschiedenis van elke euro tot in details kan worden beschreven. Daarbij kan in de vorm van een onbeperkt aantal meerjarenramingen de toekomst van zijn ongewisse worden ontdaan. Elke ambtenaar kan op elk moment op zijn eigen geautoriseerde niveau hoeveel er van die euro is uitgegeven; en hoeveel er per saldo aan het einde van de periode over of tekort blijkt te zijn.
|
|
Loon, tractie en projecten
|
Het financiële systeem bevat een volledig geïntegreerde loon- en tractieregistratie en projectenadministratie.
|
|
Productbegroting en eenheden
|
Het systeem is logisch opgebouwd en kan worden opgezet op basis van een geïntegreerde productenbegroting. Dit houdt in dat de begrotingsrekeningen van een gemeente op meerdere plaatsen kunnen worden gekoppeld aan de producten en diensten van die gemeente. Met als resultaat een aansluiting van die producten en diensten op de taken van een gemeente.
Een belangrijk voordeel voor het inzicht op beheers- en beleidsniveau is de mogelijkheid om de bedragen te ondersteunen met aantallen eenheden. Diverse zelf te definiëren eenhedensoorten kunnen worden geregistreerd. Totalen van de geregistreerde eenheden zijn continu beschikbaar; zelfs meerdere soorten per rekening.
|
|
Consolidatie
|
Meerdere administraties kunnen tegelijkertijd worden gevoerd. Dat houdt in dat relevante gemeentelijke diensten in het systeem een eigen financiële administratie kunnen hebben en bijhouden. Met hetzelfde gemak kan - via consolidatie - één algemeen financieel overzicht worden getoond en bewerkt.
|
|
Registratie
|
Registratie van financiële gegevens voor een onbeperkt aantal jaren is mogelijk. Bovendien is een jaar gemakkelijk onder te verdelen in een aantal vrij te kiezen periodes. Daar komt nog bij dat boekingen en hun totalen over de reeds afgesloten periodes - i.c. maanden, jaren of zelf gekozen tijdvakken - net zo lang opvraagbaar zijn als gewenst is. Hetzelfde geldt voor de historie van de basisgegevens, het grootboek en de NAW-gegevens. Voor de jaarovergang zijn enkele simpele - tijdsbesparende - handelingen voldoende. Zo blijft het rekeningenbestand na de jaarwisseling actueel. Dupliceren van het rekeningenbestand is dus niet nodig.
|
|
Boekingen
|
De gebruiker wordt in staat gesteld om in alle geopende en opnieuw - na speciale autorisatie - vrijgegeven periodes te boeken. Vindt een boeking plaats dan wordt deze onmiddellijk verwerkt in de gerelateerde voorlooprekening. Tevens worden de gerelateerde categorieën waarop geboekt is, getotaliseerd bijgehouden. Op de voorlooprekeningen zelf kan - mits daartoe geautoriseerd - rechtstreeks geboekt worden. Uiteraard zijn transitorische boekingen mogelijk.
|
|
Grootboekrekeningen
|
Grootboekrekeningen zijn verdeeld in diverse relevante soorten. (Groepen van) gebruikers kunnen geautoriseerd worden voor soorten grootboekrekeningen of combinaties daarvan.
Grootboekrekeningen kunnen daarnaast ook aangewezen worden als (hulp)kostenplaatsrekeningen. Toerekening van de kosten naar andere kostenplaatsen en kostendragers kan direct bij het boeken plaatsvinden op basis van een bepaalde (procentuele) verdeling. Bij de diverse items, als grootboekrekeningen, boekingen, debiteuren, crediteuren en dergelijke is ruimte gecreëerd om zeer uiteenlopende aantekeningen te maken.
|
|
Termijnkalender
|
Vanzelfsprekend maakt een termijnkalender en een rechten- en verplichtingenregistratie deel uit van het systeem. De termijnkalender biedt de mogelijkheid diverse bedragen in verschillende termijnen te registreren. De vervaldata voor de termijnen zijn per boeking vrij te kiezen. Deze mutaties zijn direct bij invoer zichtbaar op de grootboekrekeningen.
|
|
Vertrouwelijkheid
|
Om de vertrouwelijkheid van de financiële te waarborgen kent het systeem uitgebreide mogelijkheden om te autoriseren. Zowel de gegevens als de programma's kunnen op verschillende niveaus vrijgegeven worden. Indien gewenst, kan ook het gebruik van wachtwoorden op meerdere plaatsen verplicht gesteld worden.
|
